برنامه ريزي
برنامه ريزي فرايندي است كه همه تلاشها و فعاليتها را در راستاي هدف، راه رسيدن به آن و چگونگي طي مسير، تركيب و ادغام ميكند.
برنامه ريزي سه شكل اساسي دارد:
- استراتژيك
- تاكتيكي
- عملياتي
برنامه ريزي استراتژيك اهداف، خطوط كلي و رسالت سازمان را در بلندمدت تعيين مي كند، جامعيت داشته و در سطح عالي سازمان، چارچوبي براي برنامه ريزي تاكتيكي و عملياتي ميباشد، از نظر زماني بازه بلند مدت را شامل ميشود و چتري براي كل سازمان ميباشد.
برنامهريزي تاكتيكي به مسائلي مربوط ميشود كه براي رسيدن به اهداف در سطوح مياني سازمان مطرحند و دستهاي از فعاليتهاي مرتبط با اجراي يك استراتژي را به تصوير ميكشد.
برنامه ريزي عملياتي شامل فعاليتها و گام هاي ويژهاي جهت رسيدن به اهداف تعيين شده ميباشد. به عبارتي برنامه ريزي عملياتي شامل اقدامات تفصيلي براي رسيدن به اهداف است. اين نوع برنامهريزي در سطح مديريت هاي اجرايي مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عيني سروكار دارد.
برنامه ريزي استراتژيك
برنامهريزي استراتژيك بستر و چارچوبي براي عملي كردن تفكر استراتژيك و هدايت عمليات براي رسيدن به هدف و نتايج مشخص ميباشد. به عبارتي برنامهريزي استراتژيك تلاشي سازمانيافته براي تصميمگيري بنيادين و انجام اقدامات اساسي است كه سرشت و سمت گيري فعاليتهاي سازمان را در چارچوب قانوني شكل ميدهد.
برنامه ريزي استراتژيك اهداف، خطوط كلي و رسالت سازمان در بلند مدت را تعيين ميكند، جامعيت دارد، در سطح عالي سازمان مي باشد، از نظر زماني بلند مدت است و چارچوبي براي برنامه ريزي تاكتيكي و عملياتي است.
مراحل برنامه ريزي استراتژيك:
- ارزيابي محيط داخلي و خارجي
- تدوين رسالت، دورنما
- تعيين اهداف كلي و اهداف اختصاصي
- شناسايي مشكلات استراتژيك
- تهيه و تدوين برنامه عملياتي
- تدوين استراتژي
- تعيين شاخصهاي پايش
- پايش عملكرد
مدلهای جامع مدیریت استراتژیک
مدل هاي جامع مدیریت استراتژیک، مراحل کلی مدیریت استراتژیک، از شروع تدوین استراتژي تا پایان اجرا و کنترل نشان داده شده اند. این مدل ها تفاوت اصولی زیادي با یکدیگر ندارند ولی در نحوه نمایش فرایند مدیریت استراتژیک از الگوهاي مختلفی استفاده کرده اند. در ادمه به مدل هاي اشاره شده توسط "دیوید" و "برایسون"اشاره می شود.
مدل دیوید
یکی از مدلهای برنامه ریزی استراتژیک مدل دیوید است که معمولا جهت برنامهریزی برای سازمانهای خصوصی از آن استفاده میگردد و شامل سه مرحله تدوین، اجراء و کنترل استراتژی است و هر یک از مراحل نیز دارای عناصری میباشد.
تدوین استراتژی
- تعیین چشم انداز و ماموریت سازمان
- شناسایی عوامل خارجی (فرصتها و تهدیدات)
- شناسایی عوامل داخلی سازمان (نقاط قوت و ضعف)
- تعیین هدفهای بلندمدت سازمان
- تدوین، ارزیابی و انتخاب استراتژیها
اجرای استراتژی
- تعیین اهداف سالانه و سیاستها
- تخصیص منابع
ارزیابی استراتژی
در این مرحله عملکردهای ناشی از استراتژی سازمان را محاسبه و ارزیابی میکنند.
مدل برایسون
برنامه ريزي استراتژيك در بخش خصوصي توسعه يافته است. تجارب اخير مبين آن است كه رويكردهاي برنامه ريزي استراتژيك كه در بخش خصوصي تدوين شده‌اند مي‌توانند به سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي و هم چنين جوامع و ديگر نهادها كمك نمايند تا با محيط‌هاي دستخوش تغيير، برخوردي مناسب داشته و به شيوه‌اي كارسازتر عمل كنند. البته اين به آن معنا نيست كه همه رويكردهاي برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصي در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي به يك اندازه كاربرد داشته باشند.
برايسون مدلهاي برنامه ريزي استراتژيك را بررسي كرده و شرايط بكارگيري آنها را در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي مورد تحليل قرار ميدهد و در نهايت خود رويكردي ارائه ميدهد كه در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي قابل كاربرد باشد.
همانطور كه اشاره شد اين مدل نتيجه بررسي خصوصيات مدلهاي قبلي و رفع نقاط ضعف آنها براي كاربرد در سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي ميباشد. مراحل فرايند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برايسون به شرح زير ميباشد:
- توافق اوليه: در اين مرحله ضرورت برنامه ريزي استراتژيك براي سازمان مورد برنامه ريزي بررسي شده و آشنايي با اين نوع برنامه ريزي حاصل ميشود. سازمانها، واحدها، گروهها يا افرادي كه بايد در برنامه ریزی درگير شوند مشخص گرديده و توجيه مي‌شوند. مراحلي كه در برنامه ريزي بايد انجام شوند شرح داده مي‌شوند. روش انجام برنامه ريزي، زمانبندي انجام، آيين‌نامه‌هاي مورد نياز براي جلسات و نحوة گزارش‌دهي مشخص مي‌گردند. منابع و امكانات لازم تعيين مي‌گردند.
- تعيين وظايف: وظايف رسمي و غيررسمي سازمان «بايدهايي» است كه سازمان با آنها روبروست. در اين مرحله هدف اينست كه سازمان و افراد آن وظايفي را كه از طرف مراجع ذيصلاح (دولت، مجلس و...) به آنها محول شده است شناسايي نمايند. شايد اين هدف به ظاهر خيلي روشن باشد ولي اين واقعيت در بيشتر سازمانها وجود دارد كه بيشتر افراد اختيارات و وظايف سازماني را كه در آن مشغول بكارند نمي‌دانند و اساسنامه آن را حتي براي يكبار مطالعه نكرده‌اند. از طرف ديگر وظايف محول شده به سازمان عموماً كلي بوده و تمام فضايي را كه سازمان مي‌تواند در آن فعاليت كند تعريف نمي‌كند. بنابراين ضروري است كه با مطالعه وظايف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظايف آشنا شد (كه از اين طريق بعضي از اختيارات و ذينفعان سازمان نيز شناسايي مي‌گردند)، ثانياً مواردي را كه در حيطه اختيارات سازمان قرار مي‌گيرند اما تا بحال كشف نشده‌اند، شناخت.
- تحليل ذينفعان: ذينفع فرد، گروه يا سازماني است كه مي‌تواند بر نگرش، منابع يا خروجي‌هاي سازمان تأثير گذارد و يا از خروجي‌هاي سازمان تأثير پذيرد. تحليل ذينفعان پيش‌درآمد ارزشمندي براي تنظيم بيانيه مأموريت سازمان است. تحليل ذينفعان بسيار ضروري است، چرا كه رمز موفقيت در بخش دولتي و غيرانتفاعي ارضاي ذينفعان كليدي سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذينفعانش چه كساني هستند، چه معيارهايي براي قضاوت درباره سازمان به كار مي‌برند، و وضعيت عملكردي سازمان در قبال اين معيارها چيست، به احتمال زياد نخواهد توانست فعاليت‌هايي را كه بايد براي ارضاي ذينفعان كليدي خود انجام دهد، شناسايي كند.
- تنظيم بيانيه مأموريت سازمان: مأموريت سازمان جملات و عباراتي است كه اهداف نهايي سازمان، فلسفه وجودي، ارزشهاي حاكم بر سازمان و نحوة پاسخگويي به نياز ذينفعان را مشخص ميكند. علاوه بر اين موارد، اختلافات درون سازماني را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعاليتهاي سازنده و مؤثر را هموار ميكند. توافق بر مأموريت سازمان، تمام فعاليتهاي آن را همسو مي‌سازد و انگيزش و توجه ذينفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزايش ميدهد.
- شناخت محيط سازمان: اساس استراتژيك عمل كردن شناخت شرايط است. يك بازيكن موفق فوتبال علاوه بر اينكه از توانايي‌ها و وظايف هر يك از اعضاي تيم خود آگاهي دارد، سعي ميكند شرايط تيم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر يك از افراد آن را دريابد و با داشتن اين مأموريت در ذهن يعني پيروز شدن در بازي، در هر لحظه بهترين حركت را انجام دهد. براي اينكه يك سازمان نيز در رسيدن به مأموريت خود موفق گردد بايد شرايط حاكم بر خود را به خوبي شناسايي نمايد. در اين مرحله، محيط خارجي سازمان در قالب شرايط سياسي، اقتصادي، اجتماعي و تكنولوژيكي مورد بررسي قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها براي سازمان تعيين مي‌گردند. در راستاي شناخت محيط سازمان، در اين مرحله محيط داخلي نيز در قالب ورودي‌ها، خروجي‌ها، فرايند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار مي‌گيرند.
- تعيين موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان: اين مرحله قلب فرايند برنامه ريزي استراتژیک است. موضوعات استراتژيك تصميمات سياسي و اساسي هستند كه بر اختيارات، مأموريت، ارزشها، محصول يا خدمات ارائه شده، مراجعان يا استفاده‌كنندگان، هزينه‌ها، تأمين منابع مالي، سازمان يا مديريت تأثير مي‌گذارد. هدف اين مرحله تعيين انتخاب‌هايي است كه سازمان با آنها مواجه است.
- تعيين استراتژيها: به منظور پرداختن به هر يك از موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان بايد اقداماتي صورت گيرد كه در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بيان مي‌شوند. اين اقدامات استراتژي ناميده مي‌شوند. در واقع استراتژي عبارتست از قالبي از اهداف، سياستها، برنامه‌ها، فعاليتها، تصميمات يا تخصيص‌هاي منابع كه مشخص مي‌كنند سازمان چيست، چه كاري انجام ميدهد و چرا آن را انجام ميدهد. استراتژيها مي‌توانند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدودة زماني متفاوتي تعريف شوند.
- شرح طرحها و اقدامات: اين مرحله مي‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعيين استراتژيها، انجام شود اما از آنجايي كه كار برنامه ریزی استراتژيك با تعيين استراتژيها به پايان مي‌رسد و اجراي آن در قالب تعريف طرحها و اقدامات و مديريت استراتژیک برنامه تهيه شده انجام ميشود اين تفكيك صورت گرفته است. به عبارت ديگر از اين مرحله به بعد از مدل برايسون مربوط به اجراي برنامه و مديريت استراتژيك مي‌گردد. در اين مرحله به منظور اجراي هر يك از استراتژيهاي انتخاب شده تعدادي طرح و اقدام تعريف مي‌گردد.
- تنظيم دورنماي سازماني براي آينده: در اين مرحله، توصيفي از شرايط آينده سازمان در صورت بكارگيري استراتژيهاي تدوين شده و استفاده از تمام نيرو و منابع سازمان، ارائه ميشود. اين توصيف دورنماي موفقيت سازمان ناميده ميشود كه در آن شرحي از مأموريت، استراتژيهاي اساسي، معيارهاي عملكرد، بعضي از قواعد تصميمگيري مهم و استانداردهاي اخلاقي مد نظر همة كارمندان ارائه ميشود. در صورت تنظيم چنين دورنمايي، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاري از آنها مي‌رود، پويايي و همسويي انگيزه و نيروي افراد در رسيدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نياز به نظارت مستقيم كاهش مي‌يابد.
- برنامه عملياتي يكساله: در اين مرحله با استفاده از اطلاعات تدوين شده در مرحله هشتم و بر اساس اولويت‌هاي تعيين شده توسط تصميم‌گيران، يك برنامه عملياتي تهيه شده و بر اساس آن مديريت و كنترل طرحها و اقدامات انجام ميشود.
