عارضه یابی سازمانی

سرآمد شدن یک سازمان، فرایند پیوسته ایست که با برنامه ریزی و هدف گذاری آغاز می شود و در طول مسیر با ارزیابی های مداوم با توجه به اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می شود.

درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که با عنوان عارضه نامیده می شود، اقدامی حیاتی در فرآیند پیوسته فوق الذکر است. در این مقاله به طور خلاصه عارضه یابی سازمانی شامل مدل و کارکردهای مهم آن به عنوان نقطه آغازی جهت ورود به مسیر رشد و سرآمدی مورد بررسی اجمالی قرار گرفته است.

در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود، چرا که سازمان نیز یک موجود پویا و زنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر بهبود باشند.

انجام فعاليت عارضه يابي به عنوان گام اوليه در تعريف اقدامات لازم براي توسعه ظرفيت مديريت و نظام هاي مديريتي و اصلاح عملكرد سازمان فعاليتي بسيار ضروري و گامي از يك پروژه استراتژيك در سازمان است.


گام های عارضه یابی سازمانی
1- شناسایی وضع موجود
     أ‌. مطالعات کتابخانه¬ای
     ب‌. مطالعات میدانی
2- مقایسه با وضعیت مطلوب
     أ‌. انتخاب مدل راهنما
     ب‌. مقایسه با استانداردها
     ت‌. شناسایی عوارض سازمان
3- اولویت بندی عوارض
     أ‌. تعریف پروژه¬های بهبود
     ب‌. اولویت بندی پیاده سازی پروژه

مدل ویزبورد
یکی از مدل¬هایی که در عارضه¬یابی سازمانی از آن استفاده می¬شود، مدل شش وجهی ویزبورد است. ماروین ویزبورد در سال 1976، 6 طبقه را در مدل عمر سازمانی خود، توصیف میکند.

1- مقاصد 2- ساختارها 3- روابط 4- رهبری 5- پاداش 6- مکانیزمهای کمکی
مقاصد سازمان، همان ماموریت و اهداف سازمان است. ویزبورد، ساختار را همان شیوه ی سازماندهی سازمان می داند که میتواند بر اساس موقعیت قرارگیری متخصصان، بر مبنای محصول یا پروژه یا تیم باشد. شیوه ای که افراد یا واحدها، با هم تعامل دارند، همان روابط است که شامل روش تعامل افراد با فناوری هم خواهد بود. پاداش، همان پاداش های ذاتی و خارجی کار افراد است. رهبری به شیوه ی رهبری اشاره دارد که تعادل سایر موارد را حفظ می کند. در نهایت مکانیزمهای کمکی، برنامه ریزی، کنترل، بودجه بندی، و سیستم اطلاعات که برای رسیدن به اهداف سازمانی هستند. محیط خارجی هم در مدل دیده میشود که البته، به عنوان یک طبقه در نظر گرفته نمیشود.
مدل ویزبورد
ویزبورد ورودی سازمان را پول، افراد، ایده ها، و دستگاهها درنظر میگیرد که برای دستیابی به ماموریت سازمان، استفاده میشود. خروجی، محصولات و خدمات هستند.
دو پیش فرض برای درک مدل ویزبورد، ضروری هستند. اولین پیش فرضها، مربوط به سیستمهای رسمی در برابر غیر رسمی است. سیستمهای رسمی، همان سیاست ها و رویه هایی است که سازمان در پیش می گیرد. در مقابل، سیستمهای غیر رسمی، همان رفتارهایی است که حقیقتا انجام می گیرد. هر چه فاصله ی این دو سیستم بیشتر باشد، اثربخشی سازمان کمتر است. پیش فرض دوم، در ارتباط با تناسب میان سازمان و محیط است که اختلاف میان وضعیت موجود سازمان را با شیوه ایکه سازمان باید درمقابل تقاضای محیط، اتخاذ کند، بررسی می کند. ویزبورد، تقاضا یا فشار محیط را مشتریان، دولت و اتحادیه ها تعریف میکند.
ویزبورد، سئوالات تشخیصی، برای هر طبقه از مدل، مطرح میکند. به عنوان مثال، مشاوران توسعه سازمانی، تعیین میکنند که آیا اعضای سازمان با ماموریت و اهداف سازمان در طبقه مقاصد، موافق هستند. این سوال، به پیش فرض سیستمهای رسمی و غیر رسمی، در سازمان برمیگردد. نمونه ای از چند سوال:

مقاصد: آیا اعضای سازمان با ماموریت و اهداف سازمان موافق هستند؟

ساختار: آیا تناسبی میان اهداف و ساختار داخلی سازمان، وجود دارد؟

روابط: چه نوع روابطی میان افراد، واحدها ، افراد و مشاغلشان هست؟ کیفیت روابط و تضادها چگونه است؟

پاداش: آیا سازمان، بطور رسمی پاداش میدهد؟ به چه دلیل، پرسنل سازمان، پاداش میگیرند؟

رهبری: آیا رهبران، مقاصد را تعریف میکنند؟ سبک رهبری سازمان چگونه است؟

مکانیزمهای کمکی: آیا این مکانیزمها به دستیابی به مقاصد سازمان کمک میکنند یا مانع هستند؟

هدف پرسشنامه ی عارضه یابی سازمان، فراهم کردن داده برای عارضه یابی گسترده است و میتواند همراه با سایر تکنیکها مثل مشاهده و مصاحبه مطرح شود تا قوتها و ضعفهای سازمان، شناخته شود. مدل ویزبورد، با اتخاذ رویکردی سیستماتیک میتواند مبنای طراحی پرسشنامه قرار گیرد. پرسشنامه ی مزبور، در هر طبقه ی ویزبورد، سوال مطرح میکند بعلاوه در زمینه ی نگرش به تغییر هم، داده تهیه میکند. این دسته از سئوالات، به عامل تغییر یا همان مشاور سازمان، امکان شناخت شیوه ی هدایت تغییر را میدهد. این پرسشنامه حاوی 35 سوال، 5 سوال در هر بخش، میباشد. پاسخ دهندگان، نظرشان را در یک بازه ی ا تا 7 ابراز میکنند. همانطور که ویزبورد میگوید، مدل در مورد سیستم غیر رسمی، اطلاعات جمع آوری میکند که مشاور میتواند با مرور چارت سازمان، راهنمای عمل و دستورالعملهای پرسنلی، شکاف بین سیستم رسمی و غیر رسمی را دریابد و گامهای اجرایی را برای حذف این فاصله را تدوین کند.

مدل EFQM

مدل EFQM
یکی دیگر از مدلهایی که برای عارضه یابی سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد مدل تعالی سازمانی ( EFQM ) است.
مدل تعالی سازمانی چارچوبی روشمند برای ارزيابی عملکرد سازمان ها در دو حوزه فرآيند ها و نتايج حاصل از اين فرآيند ها است. دستاوردهای حاصل از ارزيابی در اين مدل عبارتست از نقاط قوت سازمان و زمينه های قابل بهبود آن که برای دستيابی به بهبودها فهرستی از برنامه های اولويت بندی شده را نيز پيشنهاد می کند. بر توجه به ارزش ها و مفاهيم بنيادين هشت گانه، لازمه،(TQM) اساس آموخته های مديريت کيفيت جامع موفقيت و ايجاد بهبود مستمر سازمان ها است.
ارزش ها و مفاهيم بنيادین پايه های اصلی برنامه ريزی و استقرار سيستم ها را تشکيل می دهند و برای شناخت وضعيت عملکردی سازمان ها بايد از معيارهايی بهره گرفت که ارتباط تنگاتنگی با مفاهيم فوق الذکر داشته باشند، معيارهايی که توسط آنها، ميزان تحقق هشت مفهوم بنيادين و ميزان موفقيت سازمان در دستيابی به نتايج را بتوان اندازه گيری کرد.

مدل EFQM دارای نه معیار است که پنج معیار آن توانمندسازها و چهار معیار دیگر نتایج هستند.
توانمندسازها: رهبری، خط مشی و استراتژی، کارکنان، مشارکت¬ها و منابع، فرآیندها.
نتایج: نتایج مشتریان، نتایج کارکنان، نتایج جامعه، نتایج کلیدی عملکرد.
معیارهای "توانمند ساز" آنچه را یک سازمان انجام می¬دهد پوشش می¬دهند و معیارهای "نتایج"، آنچه را که یک سازمان بدست می¬آورد. نتایج بر اثر اجرای توانمندسازها بدست می¬آیند و توانمندسازها با گرفتن بازخور از نتایج بهبود می¬یابند.
شکل بالا، نمایی از مدل را نشان داده که پویایی مدل در آن نمایان است. نوآوری و یادگیری کمک می¬کنند تا توانمندسازها بهبود یافته و بهبود توانمندسازها، بهبود نتایج را بدنبال خواهد داشت. هر یک از معیارهای نه گانه مدل جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی شامل چند جزء است که ابعاد مختلف معیار را مشخص می سازد.

برخی از پروژه های عارضه یابی سازمانی

شرکت کارگزاری فارابی

اجرای طرح عارضه یابی سازمانی

سازمان آب و برق خوزستان

اجرای طرح عارضه یابی سازمانی

گروه صنعتی بوتان

شناسایی مولفه های فرهنگ سازمانی

شرکت فلات قاره

شناسایی مولفه های فرهنگ سازمانی

آب و برق خوزستان

شناسایی مولفه های فرهنگ سازمانی

درباره ما

مديران جهان تراز پارس؛ يكي از موسسات موفق مشاوره و آموزش مديريت كشور است كه با اتکا به همکاران مجرب و در سالهاي فعاليت خود پروژه هاي تحقيقاتي و پژوهشي متعدد و ارزشمندي را براي سازمانهاي دولتي و بنگاههاي اقتصادي بخش خصوصي بانجام رسانده است كه هر كدام از گزارشهاي تهيه شده به سهم خود از افتخارات عملكردي اين مشاور مي‌باشد.

ادامه مطلب

ورود کاربران

اطلاعات تماس

ایران، تهران

تهران- بزرگراه اشرفی اصفهانی - حدفاصل فلكه دوم صادقیه و تقاطع مرزداران - برج نگین رضا- طبقه 12 جنوبی- واحد 6

تلفن:   548 30 440 – 573 30 440 – 572 30 440 – 985 62 440

فکس:  59 59 89 22 (21) 98+

پست الکترونیکی: I N F O @ W I M C O . I R